Penyusutan Arsip

Penyusutan arsip (records disposal) merupakan kegiatan ketiga dari keseluruhan proses kegiatan kearsipan. Kegiatan ini merupakan upaya untuk mengurangi jumlah arsip yang tercipta. Selama organisasi melaksanakan fungsinya, selama itu pula arsip akan senantiasa tercipta. Arsip tercipta seirama dengan adanya kegiatan dalam rangka pelaksanaan fungsi organisasi. Sehingga setiap saat arsip akan meningkat jumlahnya. Peningkatan jumlah arsip akan menimbulkan maslaah jika tidak diimbnagi dengan kebijakan pengurangan arsip. 

Problema yang dihadapi bukan saja menyangkut ruangan penyimpanan, tetapi juga menimbulkan pemborosan dalam berbagai bidang khususnya unuk pembiayaan penggunaan peralatan, penyediaan tenaga, serta untuk memelihara dan perawatan arsip. Penemuan kembali juga akan mengalami kesulitan apabila program penyusutan tidak dilakukan. Arsip yang masih diperlukan bercampur aduk dengan arsip yang seharusnya sudah dapat disingkirkan. Ini berarti efesiensi dan penghematan tidak tercapai.

Secara keseluruhan tujuan penyusutan arsip adalah:

1.      Mendapatkan penghematan dan efesiensi.

2.      Pendayagunaan arsip dinami (aktif dan inaktif)

3.      Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan terhadap arsip yang masih diperlukan dan bernilai tinggi.

4.      Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisai.

Penyusutan itu sendiri berarti pengurangan arsip dengan cara :

1.      Memindahkan arsip inaktif dari unit kerja ke unit ke arsipan atau dari file aktif ke file yang inaktif.

2.      Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku.

3.      Menyerahkan arsip statis kepada arsip nasional RI.

Dengan adanya program penyusutan arsip memungkinkan setiap organisasi menyingkirkan semua arsip yang tidak layak untuk dipelihara. Sekali organisasi telah membersihkan arsip yang tidak berguna, akan lebih mudah mengorganisir yang tertinggal.

Program penyusutan arsip belandaskan  pada suatu pemikiran bahwa sebagian besar arsip yang tercipta perlu tersimpan. Jika ditinjau dari kegunaannya, arsip dapat digolongkan menjadi dua tipe, yaitu arsip sementara dan arsip permanen.

Arsip sementara adalah arsip yang akan dimusnahkan jika kegunaannya bagi manahemen telah selesai. Jangka waktu penyimpanan (retensi) dapat hanya dalam beberapa hari saja, beberapa bulan hingga beberapa tahun waktu yang lebih lama, misalnya 10 tahun, 20 tahun bahkan dapat lebih.

Adapun arsip permanen adalah arsip yang harus dipertahankan kelangsungan hidupnya setelah kegunaannya bagi manajemen selesai. Persentase arsip permanen pada umumnya tidak lebih dari 10% bahkan di Amerika Serikat arsip permanen tidak lebih adri 5%.

Kegiatan penyusutan dilakukan baik dilingkungan central file maupun dipusat arsip. Di central file penyusutan dilakukan untuk memindahkan arsip inaktid ke pusat arsip (unit kearsipan) dan pemusnahan arsip yang tidak layak untuk dipindahkan. Atau bagi organisasi kecil dengan penerapan system penyimpanan sentralisasi penyusutan dilakukan untuk memindahkan arsip dari file aktid ke file inaktif.

Pada dasarnya penyusutan dilakukan sejak pelaksanaan pemberkasan. Pada saat tersebut sekaligus dilakukan penyortiran untuk mendapatkan arsip yang tidak layak disimpan.

Sumber :

Sitorus, Jhon Miduk. Pendidikan Administrasi Perkantoran . Jakarta. 2014

Martono Boedi. Penyusutan dan Pengamanan Arsip Vital dalam Manajemen Kearsipan. 1994 Jakarta: Pustaka Sinar Harapan.

Baca juga